外務省による認証(アポスティーユ/公印確認)

認証
11 /10 2016
認証2

 認証ネタ各論、本日は外務省のアポスティーユと公印確認です。総論でも触れた通り、これらはいずれも公文書に対する外務省の証明になります。まず、それぞれの違いを見てみましょう。

・アポスティーユ
 外務省への申請のみで国内手続が完結する最もシンプルな認証方法です。これは外国公文書の認証を不要とする条約(Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents:以下、ハーグ条約)に基づき設けられたもので、在日領事から証明を受けるという煩雑な手続を無くすために設けられた素敵な認証制度です。書類提出先国がハーグ条約の締約国であれば、アポスティーユを取得するだけで相手国へ提出することができます。ただし、ハーグ条約締約国であっても、公文書に英訳を合わせてアポスティーユを要求されたり、例外的に領事認証を要求されたりする場合もあるので、その場合には外務省ではなく公証役場や大使館での手続が必要となるため注意が必要です。

・公印確認
 これは書類提出先がハーグ締約国でなく、当該国の大使館・領事館から必要書類に対する認証(以下、領事認証)を取得する必要がある場合において、当該大使館等に対象書類を提出する前に受ける外務省の証明のことを指します。例えば謄本の領事認証が必要となった場合、翻訳の認証が必要無いのであれば、謄本原本に公印確認を受け、当該謄本を大使館に持ち込むことで領事認証を受けることができます。

・申請手続について
 外務省による認証の申請に必要な書類は、アポスティーユ/公印確認を受ける必要のある公文書原本(例:謄本)と申請書になります。また、受付窓口では身分証の提示も必要となります。外務省の認証を受ける当事者が申請人であれば申請者自身の身分証明書で足りますが、特許事務所等がクライアントの代理人として手続きする場合には原則として委任状が必要となります。しかし、弁理士等依頼人に代わって諸手続きを行うことが認められている者が申請する場合には当該身分証明(弁理士の肩書の入った名刺等)を提示すれば委任状は必要ありません。書類を申請した翌営業日に引き取りをすることができます。

 具体的な手続内容や申請書のダウンロード等は外務省のホームページを参照してください:
 http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000608.html

 以上が外務省の手続の内容となります。両者の性質の違いそのものはシンプルなのですが、実務的には色々な判断事項が絡んでくるので事前調査が大変です。というのも、翻訳文を合わせて認証する必要があるか否かで申請すべき場所が外務省になるか公証役場になるのか変わるからです。更に、領事認証の取得が必要となる場合には、仮に現地代理人が謄本の認証だけで良い・訳文は別途提供してくれと言っていても、謄本原本のみでは大使/領事が内容を理解できないため、謄本に英文を合わせて公証および公印確認を受けた謄本でなければ在日大使館が書類を受け付けないという場合もあります。もうひとつ付け加えるならば、その英訳自体も一字一句完全一致の訳文でなければ認証しないという厳しい大使館もあるため(UAEとか、UAEとか、UAEです)、提出先国の書類要件だけでなく在日大使館の手続要件についても詳しく確認しておく必要があります。

 手間暇かけて外務省や公証役場で書類を準備したのにも関わらず、大使館に持ち込んだ書類が一発拒絶査定となりますと非常に残念なことになります。大使館の申請受付時間も午前中の1時間だけとか普通にありますので、一度書類不備を起こすと当日中の出直しは諦めざるを得なくなります。この手の作業はやはり経験豊かなプロに任せるべきですね、時間と費用の削減につながります。

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※ここに記載した内容はブログ公開時の情報に基いています。ご自身で作業される際には必ず最新情報を確認してください。
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